1. Платежи

Все платежи (банковские переводы и кассовые выплаты) производятся в соответствии с Положением о бухгалтерском учёте и отчётности в Российской Федерации и правилами, установленными Грантодателем (Жертвователем).

В соответствии с этими документами все платежи в ВОИОД «Лебедь» подтверждаются одной первой подписью. Право первой подписи имеет Президент Движения в рамках полномочий, определяемых Уставом ВОИОД «Лебедь».

2. Покупка оборудования и принадлежностей

Администратор офиса или иной исполнитель на основании утвержденного бюджета проекта на год проводит переговоры с поставщиками товаров и услуг, от которых получает счёт с указанием цены.

В случае приобретения оборудования или услуг стоимостью за единицу 15000 (пятнадцать тысяч рублей) рублей  (свыше 500 долларов США) должен соблюдаться выбор поставщика товаров или услуг на основании свободной конкуренции, для чего должно рассматриваться не менее трех предложений, из которых менеджером выбирается одно, наиболее выгодное. Выбор поставщика определяется исходя из цены предложения, соответствия предлагаемых товаров выдвинутым ВОИОД «Лебедь» спецификациям и пунктуальности выполнения заказа. Не рассматриваются предложения от сомнительных фирм-поставщиков («фирмы-однодневки»). В тех случаях, когда с поставщиками товаров и услуг существует многолетняя успешная практика работы, и когда поставщик товаров и услуг предоставляет уникальный продукт, тендер на приобретение таких товаров и услуг не проводится.

Решение о приобретении оборудования, товаров и услуг принимается руководителем группы проекта и главным бухгалтером в рамках средств, предусмотренных бюджетом ВОИОД «Лебедь» на текущий период либо бюджетом проекта.

Выбранные поставщики должны быть одобрены руководителем группы и главным бухгалтером ВОИОД «Лебедь» и соответствовать требованиям финансирующей организации. Предпочтение отдается поставщику, обеспечивающему максимальное соответствие запросу, наилучшее соотношение цены и качества и представившему наиболее выгодные для ВОИОД «Лебедь» условия.

Форма оплаты оборудования (товаров, услуг) стоимостью до 60 000,00 рублей может осуществляться наличными деньгами, свыше 60000,00 оплата возможно только через расчётный счёт.

Наличная оплата:

Сотрудник, подготовивший заявку на оплату оборудования (товаров, услуг), утверждает ее у Президента Движения и Главного Бухгалтера, затем заявку вместе со счётом предъявляет бухгалтеру и получает денежные средства под отчёт.

В случае оплаты за наличный расчёт ответственный за закупку к авансовому отчёту предоставляет чек ККМ, товарный чек, за оплату услуг - акт.

Оплата по безналичному расчёту:

Сотрудник, подготовивший заявку на оплату оборудования (товаров, услуг), утверждает ее у Президента Движения и Главного Бухгалтера, затем заявку вместе со счётом предъявляет бухгалтеру. Бухгалтер проверяет наличие подписей, оформляет платежное поручение и предъявляет его в банк для оплаты.

Предложения на закупку оборудования рассматриваются Президентом Движения и Главным Бухгалтером.

После одобрения данного конкретного расхода подлежащий оплате счёт с приложенными копиями предложений нескольких поставщиков (при необходимости, если эти предложения имеются) передаются в бухгалтеру для оплаты.

В случае, если произведена закупка основного средства, необходимо к этим документам предоставить накладную (если имеется, гарантийный талон, инструкцию).

Соответствующие документы на покупку оборудования и материалов должны содержаться в соответствующих файлах: счёт, согласно которому была произведена оплата, три и более конкурирующих предложений фирм-поставщиков (если необходимо), письменное разрешение Грантодателя (Жертвователя) (если необходимо), накладная.

3. Порядок получения авансов и предоставления отчётов по их расходованию

Право получения авансов для оплаты товаров и услуг имеют члены Совета Движения и сотрудники.

Отчёт о расходовании авансовых средств предоставляется не позднее 1 месяца с момента получения денежных средств. В этом случае подотчётное лицо предъявляет бухгалтеру подтверждающие документы о расходовании аванса в соответствии с ранее одобренными целями. Авансовый отчёт сотрудника проверяется и подписывается главным бухгалтером и Президентом Движения. В случае, если сумма фактического расхода превышает сумму выданного аванса, сотрудник получает возмещение перерасхода по авансовому отчёту. В случае расходования суммы меньшей, чем было запланировано, подотчётное лицо вносит оставшуюся неиспользованной часть денежных средств в кассу.

Сотрудник не имеет право на получение следующего аванса при имеющейся у него задолженности по предыдущему.

В случае расходования средств на цели, не одобренные заранее Президентом Движения, сотрудник не получает компенсации этих расходов и обязан возвратить полученный аванс в кассу.

4. Командировки сотрудников

Командировки сотрудников производятся в соответствии с Положением о командировках сотрудников.

5. Набор персонала

Набор персонала производится с обязательным соблюдением требований по наличию свободной конкуренции и личной незаинтересованности сторон, с учётом необходимых квалификационных и личностных требований к кандидату.

Ведением документации по оформлению трудовых отношений занимается Президент Движения.

При найме сотрудника заключается трудовой договор, содержащий ссылки на требования Трудового кодекса РФ. Договор подписывается работодателем (Президентом Движения) и сотрудником и является обязательным для соблюдения ими. Кроме трудового договора оформляется приказ за подписью Президента Движения о принятии сотрудника на работу.

Если работа выполняется по договору гражданско-правового характера (договор подряда, договор возмездного оказания услуг), то заключается договор гражданско-правового характера, предусматривающий выполнение конкретного объема работ (оказание определенных услуг) за определенную договором оплату. Договор подписывается заказчиком (Президентом Движения) и исполнителем и является обязательным для соблюдения ими. 

6. Расчёт и выплата заработной платы (вознаграждений по гражданско-правовым договорам)

При начислении зарплаты по трудовым договорам составляется табель учёта рабочего времени (Унифицированная форма № Т-13).

Табель учёта использования рабочего времени составляется в одном экземпляре бухгалтером, утверждается Президентом Движения, передаётся в бухгалтерию, где на его основе рассчитывается заработная плата.

При начислении вознаграждения по гражданско-правовому договору табель учёта рабочего времени не составляется, вместо него по факту выполнения работ (оказания услуг) составляется акт, подписываемый от Движения Президентом Движения, а с другой стороны – исполнителем.

Табели учёта рабочего времени и акты поступают от Президента Движения в бухгалтерию, после чего бухгалтерия производит начисление заработной платы в соответствии с трудовым договором и фактически отработанным временем, а также вознаграждения по гражданско-правовому договору в соответствии с подписанным актом, подтверждающим принятие работ (услуг) заказчиком.

После расчёта зарплаты (вознаграждений по гражданско-правовым договорам) Президент Движения подписывает расчётные ведомости на выплату заработной платы и вознаграждений по гражданско-правовым договорам и удержания всех сумм налогов. Президент Движения и главный бухгалтер подписывают расходные кассовые ордера на выплату денежных сумм (если производится выплата наличными средствами из кассы, а не перечисление на личный счёт).

После этого в банк передаются платежные поручения на перечисление налогов в бюджет, перечисление заработной платы, вознаграждений по гражданско-правовым договорам.

7. Бухгалтерский учёт и отчётность

Бухгалтерский учёт всех финансовых операций ведется ежедневно с использованием нескольких компьютерных программ.

Бухгалтерский учёт в соответствии с российскими Положениями по бухгалтерскому учёту ведется «по начислению» с указанием платежей в рублях РФ, а при наличии движения валютных ценностей – в валюте. Учёт ведется в программе «1С:Бухгалтерия».

Для предоставления Грантодателю (Жертвователю) отчёта ведётся учёт «кассовым методом» (по оплате) в валюте пожертвования с использованием Excel в разрезе статей, утверждённых бюджетом Грантодателя (Жертвователя). Для отчёта Грантодателю (Жертвователю) каждый рублёвый платёж пересчитывается в соответствующее валютное выражение по курсу перечисления средств Грантодателем (Жертвователем) на соответствующий отчётный период и заносится в таблицу в качестве расхода по соответствующей статье затрат проекта.

Заработная плата начисляется в рублях РФ, согласно трудовым договорам и договорам подряда.

Ежеквартально Грантодателю (Жертвователю) предоставляется отчёт о расходовании средств по проекту. В расходы по отчётности Грантодателю (Жертвователю) затраты включаются на дату осуществления фактической оплаты.

Финансовые отчёты хранятся в бухгалтерии. Оригиналы документов, подтверждающих расходование средств по проекту Грантодателя (Жертвователя) хранятся в бухгалтерии.

8. Хранение и учёт материальных ценностей

При приобретении оборудования стоимостью свыше 20 000 (Двадцати тысяч) рублей за единицу выполняются правила хранения, учёта и отчётности, установленные Положением об учёте основных средств, применяемым в РФ.

Каждая единица оборудования в момент оприходования бухгалтерией маркируется инвентарным номером.

Учёт оборудования осуществляет бухгалтерия Движения, фиксируя его поступление, ремонт, выбытие в унифицированных формах по учёту основных средств.

Инвентаризация основных средств проводится в соответствии с действующим законодательством РФ не реже одного раза в год.

9. Процедура визирования договоров, счётов

График денежных трансферт в части приобретения оборудования, товаров и услуг должен соответствовать бюджету и рабочему плану проекта, указанному в заявке по проекту. Объём финансирования должен соответствовать объёму и интенсивности работ по проекту.

Лица, ответственные за расходы по приобретению оборудования, (товаров, услуг) совместно с главным бухгалтером составляют запрос на финансирование, которое должно быть подписано у Президента Движения.

Решение о приобретении оборудования, товаров и услуг принимается руководителем проекта и главным бухгалтером в рамках средств, предусмотренных бюджетом Движения на текущий период либо бюджетом проекта. Выбранные поставщики должны быть одобрены Президентом Движения и главным бухгалтером и соответствовать требованиям финансирующей организации. Предпочтение отдается поставщику, обеспечивающему максимальное соответствие запросу, наилучшее соотношение цены и качества и представившему наиболее выгодные условия.

Исполнитель, обсудив с контрагентом основные условия закупки товаров (работ, услуг), направляет проект договора (счёта) Президенту Движения.

После получения, Президент Движения проверяет содержание проекта договора (счёта), вносит необходимые исправления, и, при согласии с условиями, визирует окончательный вариант договора (счёта).